¿Por qué mejorar el Sistema de Información de su Empresa?

En la actualidad las decisiones, mas que nunca, deben de ser acertadas al 100%, los errores estratégicos pueden poner en cuestión el futuro del negocio e incluso la supervivencia de la empresa.

La elaboración y mantenimiento sistema de información en la empresa supone un coste, que muchas veces es difícil de cuantificar en base al beneficio que puede reportar a la empresa o incluso al coste de oportunidad, que supone no tenerlo. Pero si nos paramos a reflexionar fácilmente podemos darnos cuenta de su importancia y sobre todo del coste de no tenerla

Las empresas españolas suelen elaborar sus sistemas de información en base al control de cobros, facturación y sobre todo al cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Con algunas pequeñas correcciones y unos pocos recursos podemos conseguir un sistema de información completo, capaz de aportar al negocio la información necesaria para la ayuda en la toma de decisiones.

¿Algunas preguntas sobre el sistema de Gestión de Control de su Empresa?

• ¿Ha comprobado si el plan estratégico esta relacionado con el presupuesto anual?

• ¿Existe en la empresa un responsable del sistema de control de gestión?

• ¿Sabría como realizar la selección de un controller para su empresa?

• ¿Ha comprobado que su presupuesto contiene toda la información necesaria y sin errores?

• ¿Se ha planteado utilizar un sistema de retribución variable para todo el personal de la empresa?

• ¿El sistema de reporting de gestión que tiene en la actualidad facilita toda la información clave para una adecuada toma de decisiones?

• ¿Ha revisado que realmente es eficaz y útil el proceso de cierre mensual?

• ¿Dispone de un sistema de información que le sirve como guía para la toma de decisiones y el control de la consecución de objetivos?

• ¿Ha analizado si el sistema de gestión de control tiene todos los componentes necesarios y funcionan de forma eficaz?

• ¿Has verificado el diseño y funcionamiento del sistema de control de gestión que tiene?

• ¿Sabe como diseñar un sistema de control de gestión o mejorar el que tiene?


¿Consecuencias de no tener un Sistema de Control de Gestión suficiente?

• No definir las estrategias para conseguir unos objetivos implica no tener el control sobre la actuación de los diferentes responsables ni el control sobre los resultados a conseguir.

• No tener un responsable de control de gestión implica no disponer de un sistema de información independiente, eficaz y completo para controlar la evolución del negocio.

• No disponer un programa de gestión integrado implicar dedicar mas recursos administrativos y de otros departamentos para obtener toda la información necesaria para la gestión de la empresa.
• Las consecuencias de no tener un sistema de costes eficaz y útil puede generar mas gastos de los previstos y no poder controlar la rentabilidad de los productos o servicios de forma adecuada.
• El hecho de que la empresa no disponga de un sistema de seguimiento, reducción y contención de gastos puede hacer que estos alcancen un nivel tan elevado que después intentar reducir sea muy difícil.

Reflexiones sobre la falta de control y seguimiento

•  Toda organización empresarial está sometida a distintos tipos de riesgos los cuales deberían estar identificados y cuantificados, de lo contrario el futuro de la empresa puede verse comprometido.
• La fijación de objetivos y las estrategias para conseguirlos deben estar plasmados en un presupuesto que involucre a toda la organización, si no existe este documento o es poco eficiente, es muy difícil poder alcanzar los resultados previstos y medir la actuación de los diferentes responsables. 
• Si no se identifican y controlan de forma razonable los aspectos clave del negocio el sistema de información es muy poco eficiente.
• El sistema de indicadores es necesario para poder medir el grado de cumplimiento de los diferentes objetivos, no disponer de estos deja a la empresa sin un control eficaz.

Las empresas deberían disponer de un sistema de retribución variable por objetivos que afecte a todos los empleados, si no es así la consecución de resultados puede verse afectada por el sistema retributivo actual.

No disponer de un proceso de cierre fiable y rápido en la generación de la información hace que la empresa tenga poca capacidad de respuesta para detectar y disminuir los efectos de los problemas que pueden ir surgiendo.

Si se dispone de un reporting de control de gestión poco preciso, muy general e incompleto en su contenido, dejará a los responsables o directivos con poco margen de maniobra para disminuir los efectos de las desviaciones que se produzcan respecto a los objetivos fijados.

Cuestiones relevantes consecuencia de la falta de control.

¿Es posible que un negocio que ha sido exitoso durante años, llegue a sufrir crisis financiera, pérdidas y hasta correr el riesgo de desaparecer?        

¿Por qué los empresarios descuidan con tanta frecuencia los controles de su empresa?         

¿Por qué desaparecen negocios brillantes que parecían muy exitosos?         

¿Por qué muchas empresas que crecen en activos y en ventas, obtienen menos ganancias que cuando eran más pequeñas?

El tercer pecado capital de los emprendedores es descuidar los controles de su negocio.

Los controles son fundamentales en toda empresa: pequeña, mediana, grande, corporativa, multinacional. Y los controles son igualmente necesarios en empresas de todas los giros económicos: empresas de servicios, empresas agrícolas, empresas agroindustriales, empresarios hoteles o de restaurantes, empresas industriales, empresas comerciales y ahora, por supuesto, en empresas virtuales.

Cuando hablamos de controles, pensamos solo en controles financieros. Pero no es cierto. El empresario exitoso toma control total sobre su empresa. Hay “controles de controles” y hay “empresarios controladores”. ¿Has escuchado la frase “cuidas los céntimos; pero descuidas los millones”? ¿Has visto empresarios controlar si un trabajador llegó 5 minutos tarde o si conversó por el movil con su esposa dos veces al día? ¿Has visto al mismo empresario delegar descuidadamente el control de sus inventarios o de sus costos de producción en manos de un incompetente?

¿Qué se debe Controlar entonces?

                Para logar el  éxito se debe controlar lo que genera valor, los aspectos que tienen impacto en el éxito de su empresa y en aquellos elementos internos y del entorno que podrían poner en riesgo el éxito de la empresa.